Содержание курса

🚀О курсе ①Что такое «вода» и почему она мешает ②Формула хорошего письма и постановка задачи ИИ ③14 промптов для любой деловой переписки ④Проверка и редактура с ИИ (чек-лист перед отправкой) ✓Итоговый тест ★Заключение

Электронный курс · Демо-версия

ИИ для деловой переписки: письма без ошибок и воды

Научитесь писать любые рабочие письма за несколько минут — с помощью нейросети и без «воды».

≈30 минут на обучение 22 упражнения 4 раздела + итоговый тест из 10 упражнений

Вам предстоит изучить:

как находить и удалять словесный мусор в переписках — чтобы ваши письма читали до конца и сразу понимали суть;
как собирать структуру письма из трех элементов — чтобы всегда получать нужный ответ или результат от получателя;
как формулировать точные задачи (промпты) для нейросетей — чтобы ИИ генерировал текст с нужным тоном с первой попытки, а не выдавал бесполезные шаблоны;
как проверять и редактировать сгенерированный текст — чтобы избежать фактических ошибок, утечки данных и неловких ситуаций.

Результат курса

Вы научитесь писать любые рабочие письма так, что это будет занимать буквально несколько минут. Вам не придется подбирать слова, выискивать ошибки или переживать, что получатель вас не поймет. ИИ сделает черновую работу, а вы сэкономите время и нервы.

На обучение вам потребуется около 30 минут. В конце вас ждет итоговое тестирование (с инструкцией по его прохождению).

Изучайте курс последовательно, чтобы ничего не упустить.
Уделите время изучению курса — это полноценная рабочая задача. Если сейчас у вас нет достаточно свободного времени, запланируйте обучение на другой раз.
Делайте перерывы каждые 15–20 минут — так вы гораздо лучше усвоите материал.
Постарайтесь не отвлекаться. Отключите сигнал телефона и уведомления электронной почты, сосредоточьтесь на изучении курса.
Во время обучения делайте записи, зарисовки, схемы.
Чтобы лучше ориентироваться в курсе и запомнить материал, перед началом обучения откройте “Содержание курса” и изучите структуру.
Ищите дополнительную информацию по теме и попробуйте обсудить тему курса с коллегами или друзьями.
Сохраните все материалы, доступные для скачивания в курсе.
Как только изучите курс, постарайтесь поставить себе такую задачу, чтобы опробовать новые навыки на практике.
Добавьте напоминание в календарь и через две недели после завершения курса освежите в памяти пройденное.

Это демо-версия курса. Полностью доступны Раздел 1, оглавление и описание курса. В остальных разделах показана только структура — заголовки и пометки об упражнениях, а обучающий контент скрыт. В итоговом тесте показан только первый вопрос.

01Что такое «вода» и почему она мешает

Представьте ситуацию

Одно письмо — три прочтения

Представьте, что вы получили рабочее письмо на целую страницу текста. Сначала идет длинное приветствие, отсылки к прошлым договоренностям и непонятные вам детали, во втором абзаце вы продираетесь через сложноподчиненные предложения про «сложившуюся конъюнктуру» и «в целях предотвращения процессов увеличения ослабления предоставления бюджетирования». Читаете третий, в котором содержатся витиеватые извинения, и в конце видите «Заранее спасибо за понимание».

Вы закрываете письмо. Вы так и не поняли, что конкретно от вас хотят, кто и что должен сделать и в какой срок. Придется перечитывать заново или звонить отправителю. Знакомо?

А теперь подумайте: вы уверены, что ваши собственные письма не вызывают у адресатов точно такую же реакцию?

Почему хорошая переписка важна на любой должности

Письмо или сообщение в мессенджере — это ваше профессиональное лицо.

Деловая переписка с ошибками и «водой» снижает доверие к вам так же, как неряшливый внешний вид на важной встрече. Непонятное письмо порождает уточняющие вопросы, которые заставят вас же терять свое время. И пространные пояснения в первом письме не всегда идут на пользу делу.

Наоборот: четкое, короткое письмо — это проявление уважения к чужому времени. А в итоге это экономия и вашего времени. Людей, способных кратко формулировать свои мысли, высоко ценят и коллеги, и клиенты, и руководители.

Упражнение. Разбор ситуации: найдите лишнее

Перед вами реальное корпоративное письмо. Прочитайте его и ответьте на вопрос: что именно делает его сложным для понимания?

Найдите лишнее

«Уважаемые коллеги, в связи с ранее достигнутыми договоренностями и принимая во внимание текущую производственную ситуацию, хотелось бы обратить ваше внимание на тот факт, что сроки сдачи еженедельного отчета должны быть неукоснительно соблюдены. Как я уже упоминал на прошлой неделе и писал в чате, это крайне важно для нашего отдела. Заранее большое спасибо за ваше понимание и уделенное время».

Выберите верные варианты и нажмите «Ответить»

Слишком длинное вступление без смысла

Верно. Оборот «в связи с ранее достигнутыми договоренностями» не несет никакой полезной информации и только отнимает время на чтение.

Использование сложных бюрократических оборотов

Точно. Фразы вроде «принимая во внимание текущую ситуацию» и «неукоснительно соблюдены» — это тяжелый канцелярит, усложняющий чтение.

Повторение одной и той же мысли несколько раз

Абсолютно. Автор дважды тратит время читателя на то, чтобы подчеркнуть, как это важно, ссылаясь на прошлую неделю и рабочий чат.

Отсутствие конкретного призыва к действию (что делать и когда)

Верно. Это главная ошибка. Автор потратил 45 слов, но так и не сказал, до какого времени, в каком формате и куда именно нужно сдать отчет.

Слишком неформальный и грубый тон, недопустимый при общении с коллегами

Не совсем так. Тон здесь, наоборот, слишком формальный, сухой и перегруженный избыточной вежливостью («заранее большое спасибо»). Главные проблемы текста кроются именно в бюрократизме и отсутствии конкретики.

Пять типов «воды» в деловом тексте

Прежде чем поручать нейросети писать или редактировать за вас письма, нужно научиться самому видеть лишнее. Если вы не знаете, как выглядит мусор, вы не поймете, хорошо ли ИИ убрался в тексте.

Существует пять основных типов словесной «воды». Давайте разберем их по порядку.

Тип 1

Вода-вступление

Какая формулировка, написанная после приветствия, лучше подходит для старта делового письма?

Выберите верный вариант и нажмите «Ответить»

В связи с вышеизложенным и принимая во внимание сложившиеся обстоятельства, хотим сообщить вам о том, что статус заявки изменен.

Неверно. Это тяжелый канцелярит — наследие бумажной бюрократии. В современной email-переписке такие обороты только тратят время читателя.

Сообщаем: статус вашей заявки изменен на «В работе».

Верно. Вступление сразу вводит в курс дела. Если бы вы не хотели уведомить, вы бы и не писали письмо. Начинать с сути — это уважение к чужому времени.

Настоящим письмом мы хотим официально уведомить вас об изменении статуса вашей текущей заявки.

Не совсем так. «Настоящим письмом» — это искусственное удлинение текста и устаревший штамп, который не приносит пользы.

Доброго времени суток! Спешу сообщить вам радостную новость о вашей заявке, она перешла на новый этап работы.

Неверно. Избыточные эмоции и штамп «доброго времени суток» размывают суть и выглядят непрофессионально в деловой среде.

Тип 2 и 3

Избыточная вежливость и Канцелярит

Чтобы увидеть, как очистить текст от воды, нажимайте на карточки

Избыточная вежливость

«Уважаемый Иван Иванович, позвольте обратиться к вам с вопросом, который, надеюсь, не отнимет много вашего драгоценного времени. Подскажите...»

Нажмите, чтобы перевернуть →

Как правильно:

«Иван Иванович, добрый день. Уточните, пожалуйста...»

Почему так: Уважение к коллеге выражается не в количестве реверансов, а в экономии его времени. Извинения за то, что вы пишете рабочее письмо в рабочее время, обычно маскирует неуверенность автора.

Канцелярит

«Настоящим уведомляем вас о том, что оплата была произведена в установленные договором сроки».

Нажмите, чтобы перевернуть →

Как правильно:

«Оплата отправлена сегодня, 15 апреля».

Почему так: Канцелярит — это мертвый язык чиновников («осуществление», «была произведена», «настоящим»). Пишите живыми глаголами. Кто-то что-то сделал: мы отправили, вы получили.

Тип 4

Вода-повтор

Чтобы увидеть разницу, нажимайте на вкладки

«Сроки проекта сдвигаются на неделю из-за задержки поставки. [...] Как я уже сказал выше, и что я упоминал в начале письма, сроки переносятся на неделю».

«Сроки проекта сдвигаются на неделю из-за задержки поставки. [...]» (Просто не повторяем мысль в конце).

Почему так: Взрослые люди способны удержать в памяти абзац текста. Повторять одну и ту же мысль разными словами — значит считать читателя невнимательным. Сказали один раз — этого достаточно.

Тип 5

Отсутствие сути (самая опасная вода)

Получателю важно понять «а зачем он прочитал письмо и что ему теперь делать со всем этим полученным знанием»? Поэтому кроме того, что в начале вы описываете саму суть, у письма обязательно должно быть и грамотное завершение. Чем стоит заканчивать письмо, чтобы не потерять суть?

Выберите верный вариант и нажмите «Ответить»

Искренним пожеланием хорошего дня и отличного рабочего настроения.

Не совсем так. Пожелания хорошего дня — это приятный бонус, но он не двигает работу вперед. На такое письмо можно просто не отвечать.

Конкретным призывом к действию или открытым вопросом.

Верно. Чаще всего людей раздражает не то, что вы забыли им пожелать хорошего настроения или извиниться. Их раздражает куча текста, после прочтения которого возникает вопрос: «И что мне с этим делать?». В каждом письме должно быть явное действие: «Подтвердите получение», «Ответьте до пятницы».

Классической фразой «Надеюсь на наше дальнейшее плодотворное сотрудничество».

Неверно. Это избитый штамп, который не требует от получателя никакой конкретной реакции. Письмо рискует остаться без ответа.

Вежливыми извинениями за предоставленные в ходе работы неудобства.

Неверно. Извинения не заменяют инструкции. Читателю всё равно будет непонятно, какого следующего шага вы от него ждете.

Практикум: очистите письмо от воды

Давайте закрепим навык сокращения текстов на практике. Перед вами исходный черновик письма коллеге из другого отдела.

Внимательно вчитайтесь в текст. Кликайте на фрагменты, которые кажутся вам лишними (водой), чтобы вычеркнуть их. Важные смысловые фразы трогать не нужно.

Найдите воду в письме

Чтобы указать на ошибки нажимайте на соответствующие фразы, затем нажмите «Ответить»

Уважаемая Анна, добрый день. Позвольте отнять пару минут вашего времени. Пишу вам, чтобы узнать статус по договору №45-А. Настоящим уведомляю, что осуществление подписания с нашей стороны было реализовано. Как я уже отметил выше, нам очень важно понимать текущий статус этого документа. Напишите, пожалуйста, когда вы сможете вернуть нам оригинал?

Чтобы увидеть пояснения, нажимайте на элементы

Очищенная версия:

«Анна, добрый день. Уточните, пожалуйста, статус по договору №45-А. С нашей стороны он подписан. Напишите, когда сможете передать нам оригинал?»

Результат: Вы убрали 31 лишнее слово. Письмо стало в 2 раза короче, а смысл остался на 100% тем же.

Поразмышляйте

Вспомните письмо или сообщение от коллеги, которое вам пришлось перечитывать дважды, чтобы понять суть. Что именно вас остановило: длинное вступление, канцелярит, повторы или что-то другое?
А теперь честно: есть ли в ваших собственных письмах фразы, которые вы пишете «из вежливости» или по привычке, хотя они ничего не добавляют к смыслу?

Введите ваши ответы в поле ниже и нажмите «Записать ответ». Все заметки вы сможете скачать в конце курса

Ответ записан

Коротко о главном

«Вода» в переписке — это не просто стилистическая проблема. Это неуважение к времени получателя и риск того, что задача не будет выполнена.
Существует пять главных врагов делового письма: длинные вступления, чрезмерная вежливость, канцелярит (мертвый язык протоколов), повторы мыслей и отсутствие четкого призыва к действию.
Хороший деловой текст можно сократить в два раза без потери смысла, если просто убрать эти пять элементов.

Что дальше?

Отлично, мы научились видеть мусор в тексте. Но просто убрать лишнее — мало. Чтобы письмо сработало, его нужно правильно собрать. В следующем разделе мы разберем формулу идеального делового письма из трех шагов и узнаем, как ИИ помогает подстроить стиль под любого собеседника: от лояльного клиента до строгого руководителя.