Как планировать так, чтобы действительно делать?

По материалам fb-live

Так часто бывает: на тщательное планирование уходит много времени, а в реальности - планы остаются на бумаге.
В результате спустя некоторое время после обучений управлению временем мы чувствуем себя еще более растерянными, разочарованными и самое главное - уставшими.
Единственный пожиратель времени - неправильное распределение ресурса мозга. Если вы устали и вы понимаете, что “не идет”, значит надо вставать и отдыхать.
Измотанный, уставший человек нормально работать не может. Снижается когнитивная способность и, как только она снижается, задача, на которую обычно вы тратите 30 минут, начинает занимать четыре часа.
Идея, что мы работаем 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году, и в отпуск вообще никогда не едем, а если едем, то с компьютером - эта идея приводит к тому, что люди выгорают дотла. Или попадают в очень серьезную адреналиновую зависимость.
Отдых, наличие отдыха каждый день, каждую неделю, каждый месяц является основой качественного управления временем.

7 способов много делать и хорошо отдыхать

1. Когда есть крупное событие

Когда у вас есть значимые для вас события или периоды, очень важно иметь возможность видеть перспективу - до и после. Что это значит?
Простой кейс для примера - вы уезжаете в отпуск.
Вам надо отсчитать от даты начала отпуска две недели назад и за две недели начинать постепенно убирать нагрузку: не брать на себя какие-то обязательства, то, что вы уже не успеете завершить - перенести на “после отпуска”.
И так же после отпуска: вы отдохнули, вам нужно постепенно входить: дать себе неделю времени, чтобы не все, что вы оставили до отпуска, на вас навалилось, а чтобы вы могли постепенно поставить себе новый план.
Если есть какое-то крупное событие, которое требует от вас большого внимания, схема планирования такая же, как с отпуском: от него две недели и после него две недели. Когда у меня конференция eLearning elements, за неделю я перестаю брать на себя новые договоренности, перестаю коммуницировать по вновь возникающим проектам и задачам, потому что я знаю, что все равно до события обязательств не выдержу.

2. План на день

• Система планов может быть на месяц, на неделю, на две недели. И обязательно нужно иметь план на день. Список дел необходимо именно записывать, не держать в голове. Если будем держать в голове - съедается ресурс мозга. Получается, что мы тратим силы не на то, чтобы выполнить задачу, а на то, чтобы донести ее до того момента, когда мы за нее возьмемся.
• Вы выбираете две-три ключевые задачи, объемом примерно на пять-шесть часов. Больше 60% рабочего времени закрывать ни в коем случае нельзя. Это перепланирование, из которого и вытекает хвост незавершенных задач.
• Для эффективного планирования надо внимательно отслеживать количество входящих, внешних задач - тех задач, которых у вас в плане не было, и появление которых вы спрогнозировать никак не могли - они к вам откуда-то “упали”. У меня бывает до 70% таких задач.

Как их планировать? Нужно отслеживать, что вы планировали сделать, и что вы еще сделали, помимо запланированного. Напишите список того, что нужно сделать сегодня и оставьте место, куда вы запишите какие “входящие” задачи вы выполнили.
Вы наглядно поймете: какую часть из запланированного вы не сделали, и из-за чего. Вы поймете, сколько времени у вас занимают “входящие” задачи и сколько нераспланированного времени для них нужно оставлять. В противном случае ваш план превратится в план того, что вы хотели бы - это так называемое wishful thinking.

• Лучше не вводить все в календарь с режимом напоминаний - в этом случае вы впадаете в реактивный режим.

3. Баланс рабочего периода

Давайте представим: впереди пять рабочих дней. Необходимо понимать, сколько нам потребуется собственных ресурсов, чтобы с понедельника по пятницу отработать эффективно.
Нам кажется, что то, как мы чувствуем себя в понедельник, останется неизменным всю неделю - мы выспались, у нас хорошее настроение, мы готовы работать. Но мы не чувствуем, на сколько нас хватит, у нас нет привычки анализировать, как мы себя чувствовали раньше - на прошлой неделе, на позапрошлой.
А состояние меняется, к концу недели оно точно будет уже совсем другим, и это необходимо учитывать. Если вы не роботы, вы все равно устанете.
Вопрос - нужно ли на пятницу планировать какую-либо задачу, аналогичную той, что была в понедельник?
Важно балансировать периоды нагрузки и отдыха на конкретный рабочий период так, чтобы восстанавливаться, вовремя восполнять силы. Примерно это может выглядеть так: два дня интенсивной работы, например, а на среду вы планируете какие-то легкие дела. Вы не перестаете работать, но планируете дела с минимальной когнитивной нагрузкой, как правило, таких дел полно. Оставшиеся два дня вы дорабатываете в таком же интенсивном режиме. То есть, два дня интенсивных, один неинтенсивный, два интенсивных.
Можно планировать задачи с понедельника по четверг, а на пятницу вообще ничего не планировать - дела все равно останутся.
Можно сделать такое распределение нагрузки в течение одного дня.
Главное: ощущение, когда у вас все сделано, должно быть обязательно. Это обнуление, обновление. Причем его надо творить своими руками, искусственно создавать.
Эта искусственность нам очень нужна, потому что не искусственно это само не происходит, не искусственно человек все время находится в состоянии несделанной работы - нон-стоп. А в состоянии “я не успеваю” находиться нельзя.

4. Многозадачность

Мозг не работает в режиме мультизадачности

Это физиологическая особенность. Мозг может выполнять в один момент времени только одну задачу. Даже когда нам кажется, что мы в мультизадачном режиме, мозг переключается. Если вы пишете документ и отвечаете кому-нибудь в чате - у вас происходит переключение с одной задачи на другую. Переключение съедает ресурс мозга, человек быстрее устает. Базовый принцип - чем больше мультизадачности, чем тем меньше вы успеваете.

Решение: выстраивать задачи линейно и разделять на сегменты - например, в одном сегменте все, что связано с общением, в другом - работа с документами.

5. Про статистику и среднее значение

Посчитайте сколько времени вы в действительности тратите на задачи, по-честному. Когда я говорю себе, что я сделаю что-то за два часа, а предыдущие два года почему-то это укладывалось в двенадцать, нет ли тут подвоха? Мы себя переоцениваем, нам кажется, что мы сделаем быстрее, а есть статистика, и против статистики вы ничего не сделаете.
Мне казалось, что я очень быстро пишу статьи. Пока я не поставила трекер. Когда узнала, сколько на самом деле времени у меня уходит на пятистраничную статью с учетом, что я что-то почитала, какие-то исследования посмотрела, мне стало легче: у меня в реальности уходит намного больше времени, чем мне казалось и теперь я именно это время закладываю.

6. Про внутренний настрой

Человек, который видит себя большую часть времени загнанным, ведет себя как загнанный человек. Если я себя вижу “я ничего не успеваю уже с утра”, то к вечеру я 100% получаю, что я ничего не успеваю.
Если человек с утра хотя бы чуть-чуть делает вброс “я себя сегодня вечером вижу человеком успевшим - хоть чуть-чуть, хоть что-нибудь”, то и вечером он видит себя успевшим человеком, потому что опять же, это подстройка мозга - у меня в картине уже есть какое-то представление себя.
Меня недавно коллега спросил - как Вы успеваете?
Я не успеваю, я создаю у себя впечатление, что я иду по какому-то графику, что все мною условно контролируется. Хотя моя работа бывает абсолютно бесконтрольной: у меня, например, только за сегодня нападало задач от клиентов больше, чем я успела за утро сделать, и они у меня никуда до этого в план не входили.
Это внутренний настрой - “я успеваю”. И дальше вы уже подбираете себе метод, с помощью которого вы все успеваете.

7. Сон и отдых - это разные вещи

Мы будем больше успевать, если будем правильно - даже не больше, а правильно отдыхать, правильно и равномерно.
Есть две формы отдыха. Долгосрочная - это отпуск. И краткосрочная - это отдых каждый день.
Основная наша беда заключается в том, что мы вообще не умеем отдыхать в краткосрочной перспективе. За счет этого люди очень быстро выгорают - теряется интерес, кажется, что не очень хорошо делаешь свою работу, или что работа перестала нравиться.
Отдыхать человек должен каждый день - нельзя отдохнуть оптом. Так же как со сном - мы не можем в отпуске выспаться на месяц вперед.
Могут быть авралы, могут быть какие-то экстремальные ситуации, но отдыхать нужно каждый день. В сутках должен быть равномерный баланс: 8 часов работаем, 8 часов спим, оставшиеся 8 часов делим между домашними обязанностями / личными делами и отдыхом.
И сон не есть отдых. Сон и отдых - это разные вещи.
И надо понимать, что до тех пор, пока, например, приготовление пищи не является вашим хобби и не расслабляет вас, это тоже не отдых.
Каждый человек должен задать себе вопрос - а как я отдыхаю? Какие условия нужны, чтобы я отдохнул? Для меня, например, три устойчивые формы отдыха: это приготовление еды, это книжки и это прогулки. И если я нарушаю этот баланс, я не доживаю до конца недели - у меня падает мотивация.
Чтобы много делать, надо мало делать.
Чем меньше ты делаешь, тем больше ты делаешь. Если себя загонять, работать по 12-14 часов, начинаешь делать намного меньше.
Человек должен отдыхать. Необходимо, чтобы те когнитивные процессы, которые у вас задействованы, остановились, нужно запустить их заново, нужно, чтобы вы немножко забыли, и начали действовать заново. То, что не нужно, ваш мозг “выбросит” - таким образом он по чуть-чуть высвобождает ресурс. Нужно забыть, чтобы хорошо, правильно вспомнить, чтобы ушло лишнее, и осталось только то, что вам на самом деле нужно.
У нас очень сильно сместился фокус. Когда мы говорим про управление временем, про управление ресурсами, мы исходим из позиции, что у нас времени мало, что мы должны это время расходовать как-то более рационально, мы должны больше успевать и в единицу времени, доступную нам, вместить как можно больше.
Важный момент в том, что это невозможно.
Мы пытаемся меньше отдыхать и за счет этого больше успевать, а логика должна быть ровно противоположной.

Смотрите также