Как не превратить управление временем в бесполезную трату времени?

Чарльз Дахигг в своей книге “Smarter, faster, better” исследовал привычки по управлению временем у большого количества внешне успешных людей, и в результате никаких общих паттернов вывести не удалось:
абсолютно каждый человек, который чего-то добился, работал по своей схеме.
Значит ли это, что учиться управлять временем - это зря терять время?
Любое обучение по управлению временем - не то чтобы не эффективное, но его нужно воспринимать как некое подспорье, как вдохновение, как источник идей, а не как решение проблемы.
Я очень сильно верю в историю про планирование времени. Я считаю, что успевает все только тот человек, который все планирует. Я имею в виду действительно все - от спорта и всего связанного с личными делами до всех рабочих обязанностей.
Но, для того чтобы найти свой способ управления временем, нужно прочитать штук 20-30 книжек, посмотреть разные подходы и некоторые из них попробовать применить самим на нескольких интервалах.
Чужие подходы не работают. Можно и нужно пробовать разные методы, чтобы подобрать себе свой. И это процесс. Ни одна чужая рутина, ни один чужой, написанный в книжке, подход по управлению временем не подойдут полностью лично для вас.
Управление временем - это в первую очередь понимание ваших возможностей и ваших ограничений.
Например, кто-то хорошо работает утром, кто-то вечером. Я про себя знаю, что очень хорошо работаю утром. Или кто-то в стрессе выполняет больше задач, а кто-то вообще не может работать. Вы в любом случае должны себя проанализировать.
С точки зрения поиска инструментария для управления временем, нужно задать себе вопрос - как вы живете сейчас, что вам привычно в вашей реальной жизни.

Управлять своим временем - это значит построить систему приоритетов.
Как это сделать?

1. Что именно планировать?

Обычно, когда мы планируем время, что именно мы планируем? Чаще всего - рабочие задачи. Но ведь у нас есть и личная жизнь, дети, супруги, родственники, близкие, у нас есть личные дела.
У нас есть наше состояние здоровья, наши ресурсы.
Мы это все не включаем в планирование и в результате, к сожалению, переоцениваем свои возможности.
Система приоритетов - это выстраивание того, что и в какой момент для вас важно, чем вы хотите заниматься. Сколько времени вы хотите уделить домашним делам? Сколько вы хотите заниматься рабочими делами? Сколько вы хотите заниматься саморазвитием? В неделю, в месяц, в две недели, в день - как угодно. Кто-то планирует по дням, кто-то по неделям, я планирую две недели.

2. О чем вы думаете, на том у вас и фокус

Система приоритетов - это не то, что написано на бумаге, это то, о чем вы думаете.

О чем вы думаете, на том у вас фокус. Чем больше вы уделяете внимания чему-то, тем плотнее это находится в вашем мире.

Как это применить? Например, иногда нужно подумать неделю, и после этого за полчаса все сделать. Если мне нужно написать статью, и если я уже неделю с этой статьей как-то пожила, я сажусь и за час ее пишу. А если я про нее неделю не думала, это будут муки адские. Я буду сидеть, писать, стирать, переписывать, понимать, что я написала не то, копаться в литературе, хотя у меня в голове есть вроде некая конструкция.

Когда вы о чем-то думаете, это находится в вашей картине мира и это постепенно берет на себя внимание.

И наоборот: если мы каким-то задачам не уделяем внимания, нужно проанализировать, почему они у нас завелись.

Задачи, которые постоянно висят - “долгострой” - отнимают силы.

Проблема с висящими задачами заключается только в одном - чем больше они висят, тем больше они съедают ваших сил: вы про них вспоминаете, начинаете нервничать, начинаете думать, как бы их встроить в текущие задачи, как бы покороче их сделать, как бы, может быть, ночью, а может, в метро...

Чем больше вы думаете вместо того, чтобы делать, тем больше эти задачи отнимают не то чтобы времени, а именно сил. И к тому моменту, когда вы до задачи дошли, уже оказывается, что в общем сил-то на нее нет.

3. Прокрастинация и система ценностей

Есть задачи, которые мы берем на себя и при этом не связываем их со своей системой ценностей. Бывает такое - надо сделать. Или задача откуда-то, от кого-то пришла - от клиента, от руководителя.
Ключевой вопрос - эта задача ко мне лично какое отношение имеет? Когда наш мозг не может найти ответа, начинается так называемая прокрастинация. Как только задача выпадает из системы ценностей, мы ее начинаем аккуратно откладывать.
Чем сложнее задача, чем она объемнее, чем тяжелее к ней подходить, тем ближе ее надо привязывать к системе ценностей. Посвятить этому время, ответить себе - почему я эту задачу делаю, зачем мне это нужно, что мне от этого лично будет, что произойдет. Иначе очень сложно себя мотивировать.
Здесь все начинается с вопроса “Зачем?”. Есть прекрасная книжка Саймона Синека - она так и называется “Начни с вопроса “Зачем”” - “Start with Why”.
Любая задача, любой набор задач связаны всегда с этим вопросом.
Приведу свой пример.
У нас есть конференция, которую мы проводим каждый год. Это такой интересный, но не всегда благодарный труд. После каждой конференции всегда получаешь огромное количество хороших отзывов, но есть и демотивирующие. И перед подготовкой к следующему мероприятию они все всплывают. Более того, когда делаешь - как я - десять лет подряд, в какой-то момент запал тоже пропадает. Перед каждым следующим мероприятием возникает барьер. Тогда мы садимся с командой и спрашиваем себя, зачем мы это мероприятие проводим. Вот мы, наша компания - зачем мы это делаем? Когда у нас формируется ответ, содержательная подготовка мероприятия занимает, вы не поверите, неделю. В ином случае мы можем тянуть и месяц, и два, и больше. Как только мы понимаем, зачем мы это делаем, у нас складывается все - сценарий, секции, каких докладчиков мы хотим пригласить, какие темы с ними раскрыть, - все моментально укладывается в единую стройную картину и уже не занимает лишнего времени.

4. Долгосрочные цели

Говорят, это абсолютно необходимая вещь для саморазвития.
Но долгосрочная цель ничего, кроме давления, на вас не оказывает.
Должен быть образ, должно быть видение того, что вы вообще в целом хотите - от себя, от своей работы. Но ставить себе пятилетнюю цель опасно.
Почему?

1) Человек меняется, он не бывает одинаковым, у него могут меняться ценности, могут меняться приоритеты. Даже за три года количество перемен, которые в жизни могут произойти - просто невероятное. Замужество/женитьба, рождение детей, смена места жительства - все это нас меняет. К тому же влияние случайностей на нашу жизнь мы чаще всего очень недооцениваем.
Мы очень пластичные и мы непрерывно формируемся, - у нас меняется в целом наш взгляд и отношение, в течение всей жизни.
Иногда перемены происходят ясно и очевидно, как следствие определенного формального решения, а иногда постепенно, подспудно, не всегда заметно.
И вот когда вы, спустя какое-то время, вспоминаете о своей долгосрочной цели, может возникнуть ощущение: “Я ее не достигаю”. И получается, человек сам себя ставит в позицию неудачника.
Это особенность человеческого мозга - он работает по принципу “то, что я вижу - это все, что есть”. Для того чтобы понять, что это на самом деле не так, нужны дополнительные усилия, дополнительные ресурсы, дополнительное время - надо посмотреть ретроспективно, взять какие-то факторы, проанализировать, что происходило. Очень редко и с большим трудом нам удается себе сказать про большую долгосрочную цель, которую мы не достигли, что мы имели и право, и все основания не сделать того, что собирались.

2) Долгосрочная цель может привести к “тоннельности” - мы начинаем работать, как в тоннеле, идти к цели и ничего больше не видеть и не замечать: условия вокруг тоннеля будут меняются, сама цель может стать неактуальной, но она будет все время продолжать на вас давить.
Это часто история про стартаперов. С одной стороны, они поверили в свою идею, и идея может быть хорошей. Но с другой стороны, в тоннеле мы уже не чувствуем, не понимаем, что на самом деле происходит, что где-то просчитались, что-то не учли.
Цели должны быть достаточно короткими. В этом случае у нас точно не будет переживания, ощущения неудачи, вот этого давления, что ты не можешь что-то сделать.

5. Про социальные сети и вообще отвлечения

Если вы работаете, вы имеете право отвлечься. Я скажу честно, убрать полностью социальные сети и всякие прочие инструменты прокрастинации невозможно и не нужно. В каком-то смысле это форма медитации, в этом нет ничего плохого.
Главное, чтобы форма медитации не перешла в форму зависимости - когда мы не можем не открыть, не зайти, когда отвлекаемся на большее количество времени, чем сами определяем как разумное. Если такое происходит - системой приоритетов это не исправить.
Вы сами можете убрать какие-то ярко выраженные отвлечения, и это про здравомыслие, но это не относится к управлению временем. Техники управления временем здесь бесполезны.

Управление временем - это образ жизни

Нельзя применять сразу те методы, которыми вы раньше для других задач никогда не пользовались. Кто-то использует электронные to-do листы, кто-то бумажные, кто-то и те, и другие, кто-то - ментальные карты, кто-то календарь, кто-то почту, кто-то документы word. Очень важно выбрать тот вариант, который уже в той или иной мере вам удобен.
Интервал, который вам покажет, что методика прижилась, это примерно 2-3 месяца. Прежде чем вы найдете свой механизм, пройдет года полтора - два.
При этом за это время вы уже почувствуете позитивные изменения.

Смотрите также